FORRETNINGSORDEN "NYSTED SAUNA & HAVBAD"
1. Afholdelse af bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder, i reglen, ordinære møder en gang om måneden. Ekstraordinære møder kan ind-
kaldes, efter behov, af formanden eller et flertal af bestyrelsesmedlemmerne.
2. Indkaldelse til bestyrelsesmøder
Formanden og sekretæren er ansvarlige for at indkalde til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen skal ske
skriftligt via e-mail til hele bestyrelsen samt suppleanterne og indeholde dagsordenen samt afholdel-
sessted.
Punkter til dagsordenen skal være formanden og sekretæren i hænde otte dage før bestyrelsesmødet,
hvorefter dagsordenen vil blive udsendt.
3. Bestyrelsens beslutningsdygtighed og beslutningsprocedurer
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger
træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed har formanden den afgørende stemme.
4. Sammensætning af bestyrelsen
Bestyrelsen skal sammensættes, så den repræsenterer relevante kompetenceområder som økonomi,
drift og medlemmernes interesser. Bestyrelsen består af fem medlemmer og tre suppleanter, valgt på
den årlige generalforsamling.
Bestyrelsesmedlemmerne bliver valgt for en to-årig periode. Tre medlemmer er på valg det ene år til
bestyrelsen, og det efterfølgende år er to medlemmer på valg til bestyrelsen. Suppleanterne vælges
kun for ét år ad gangen.
2
5. Arbejdsdeling
Formanden repræsenterer foreningen udadtil.
Kassereren er ansvarlig for foreningens økonomi og regnskab.
Sekretæren fører referat og laver dagsorden, som sendes via e-mail til bestyrelsen samt suppleanterne.
Øvrige medlemmer varetager ansvarsområder, som kan se på foreningens hjemmeside/bilag
1. Mødeleder
2. Udsendelse af nyhedsbreve til medlemmerne samt øvrig korrespondance
3. Medlemsansvarlig, registrering og salg af armbånd til nye medlemmer, samt salg af
endagsbilletter til saunaen
4. Ansvarlig for rengøringsholdet
5. Ansvarlig for gusholdet
6. Vicevært i saunahuset
7. Vicevært for det grønne område og badebroen
6. Tilsyn med direktionen
Foreningen har ingen direktion, men bestyrelsen fører tilsyn med frivillige, der står for drift og akti-
viteter.
7. Bog- og protokolføring
Sekretæren fører referat af bestyrelsesmøder, som godkendes af bestyrelsen og opbevares elektronisk.
Kassereren fører regnskabsbøger og sikrer ajourføring af økonomien.
Referaterne er ikke offentligt tilgængelige, da disse er bestyrelsens arbejdsredskab.
3
8. Skriftlige og elektroniske møder
Hvis det skønnes hensigtsmæssigt, kan bestyrelsen træffe beslutninger via skriftlig eller elektronisk
kommunikation. Disse beslutninger skal dokumenteres og indføres i mødereferatet.
9. Tavshedspligt
Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt om fortrolige forhold vedrørende foreningen, medlem-
merne og eksterne samarbejdspartnere.
10. Suppleanter
Suppleanter kan træde til, hvis et bestyrelsesmedlem er forhindret i at deltage. Suppleanter har gene-
relt ikke stemmeret, kun når de fungerer som stedfortrædere.
11. Regnskabskontrol
Bestyrelsen sikrer løbende kontrol med foreningens økonomi gennem rapportering fra kassereren.
Regnskabet skal revideres af en valgt revisor inden den årlige generalforsamling.
12. Sikring af tilstedeværelsen for det nødvendige grundlag for revision
Bestyrelsen sørger for, at alle bilag, regnskaber og relevante dokumenter opbevares korrekt og stilles
til rådighed for revision.
13. Viceværtens opgaver i saunahuset
Lave mindre reparationer i saunahuset, samt holde øje med huset samt installationer.
4
14. Viceværtens opgaver på det grønne område og badebro
Rengøring af træværk, gelænder og bro, ordne de grønne arealer omkring saunahuset.
15. Gusmester i saunaen
Bestyrelsen udpeger medlemmer til gusholdet.
Tovholderen for gusholdet har frit medlemskab af saunaen.
Tovholderen afholder guskursuser for medlemmerne af gusholdet.
Gusholdet kan træne to søndage om måneden mellem kl. 11.00 og 13.00.
Gus i saunaen: Oktober-maj holdes der gus tirsdag og fredag kl. 18.30 og kl. 19.00. September og
juni holdes der gus fredag kl. 18.30 og kl. 19.00.
16. Rengøringsholdet
Bestyrelsen udpeger rengøringsholdet.
Rengøringsholdet består af 10 medlemmer, som får gratis medlemskab ved at indgå i rengøringshol-
dets vagtplan.
Rengøringen foregår når saunaen er lukket kl. 11.00-13.00. Hvis medlemmet ikke når at gøre rent i
det tidsrum, foretages rengøringen efter kl. 21.00.
17. Eksklusion af medlemmer
Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer, der tilsidesætter de i § 10 fastsatte regler eller i øvrigt væ-
sentlig misligholder sit medlemskab, herunder tilsidesætter vedtægter, fremsætter uberettigede ankla-
ger og lignende.
5
Eksklusion kan alene ske efter følgende procedure:
1. Ved konstatering af overtrædelse af reglerne efter § 10 eller anden væsentlig mislighol-
delse gives der en skriftlig advarsel
2. Ved konstatering af fortsat overtrædelse eller fornyet overtrædelse af reglerne – ikke
nødvendigvis tilsvarende overtrædelse – gives der yderligere en skriftlig advarsel med
varsling om, at fornyet overtrædelse vil medføre eksklusion
3. Ved fortsat overtrædelse eller fornyet overtrædelse af reglerne, jf. stk.1 – ikke nødven-
ligvis tilsvarende overtrædelse – kan bestyrelsen med almindeligt stemmeflertal eksklu-
dere medlemmet
Advarsler og eksklusion kan ske på den af medlemmet opgivne mailadresse eller på den opgivne
bopælsadresse. Bestyrelsen vælger om fremsendelsen sker pr. mail eller pr. post. Det er medlemmets
ansvar at opgive en ny mail/ postadresse ved ændring af denne.
En advarsel er gældende i to år, hvorefter proceduren 1)-3) startes forfra ved fornyet overtrædelse.
*****
Godkendt af bestyrelsen den 21. januar 2025
